“有效的需求管理在于維護清晰明確的需求闡述、每種需求類型所適用的屬性，以及與其他需求和其他項目工作之間的可追蹤性。”佛山市婦幼保健院信息總監馬麗明在CHIMA 2024大會上演講時指出，需求管理活動主要包括7方面內容：定義需求基線;評審需求變更并評估每項需求變更對軟件產品的影響，從而決定是否實施它;以一種可控制的方式將需求變更融入當前的軟件項目;讓當前的項目計劃和需求保持一致;估計變更所產生的影響，并在此基礎上協商新的約定;實現通過需求可跟蹤對應的設計、源代碼和測試用例;在整個項目過程中跟蹤需求狀態及其變更情況。

定義需求基線

　　在馬麗明看來，需求管理的實踐可歸結為三類活動：需求確認，這是各個階段計劃和實施的基礎，也為項目執行提供了明確的方向和參考框架;需求變更，則是項目管理和控制的依據;需求跟蹤，目的是建立與維護“需求一設計一編程一測試”之間的一致性，確保成果都符合用戶需求。她進一步指出：“需求管理其中一項很重要的工作是定義需求基線，需求基線的建立方法和操作流程包括以下步驟：確定需求;編寫需求說明書;評審和確認需求。”

　　項目啟動和規劃階段，通過與項目干系人一起明確項目的需求，并將其文檔化為需求基線，可確保項目各方對需求達成共識，需求基線應包括范圍、需求、優先級、約束條件和驗收標準等內容。需求基線的建立遵循以下的操作流程：首先是確定需求，包括收集需求、分析需求和驗證需求;其次是編寫需求說明書，內容應包含項目相關的功能需求、性能需求以及約束和限制條件等要求，并應具備清晰、明確(無歧義)、可測量、可驗證、可追蹤等特點;最后是評審和確認需求，組織對需求說明書進行評審，在對需求經過調整和確認后，形成最終的需求基線。

　　為了更科學、有效的收集需求，應建立需求收集機制，層次化地收集需求，同時，應根據項目特點制定合適的調研方案及實施計劃并開展調研。主要步驟如下：明確調研目的和目標;設計調研方法和工具;確定調研對象和范圍;制定實施計劃和時間表。

　　馬麗明認為，定義需求基線需要進行需求規劃和分析，經過深入細致的調研和分析，準確理解用戶和項目的功能、性能、可靠性等具體要求，把用戶的要求或需要進行分析與整理，確認后形成描述完整、清晰與規范的文檔。

　　在分析過程中，可從系統角度理解軟件，確定待開發系統的綜合要求，包括功能需求、性能需求、環境需求、資源使用需求、可靠性需求、可用性需求等，逐步細化所有軟件功能，最終綜合成系統的解決方案。同時，制定軟件需求規格說明書，對軟件功能的正確性、完整性、清晰性及其他需求給予評價。

　　“需求收集分析不是一件容易的事，主要體現為以下幾點：確定問題難;用戶需求涉及的因素很多;需求變化是動態的。”馬麗明介紹，在面對軟件需求需不斷修訂的情況，有以下方面要注意：需求完全不變不可能，應提升自身能力，提高對需求把控的能力;加強與用戶的溝通、引導和培訓，提升全員信息化素養;加強變更的控制。

　　在馬麗明看來，糟糕的需求管理流程是項目失敗的首要原因。應用系統越來越復雜，軟件規模日益龐大，傳統的基于文檔文件存儲需求的方式越來越顯露出它的局限性，迫切需要自動化的需求管理工具去管理需求。她建議，可采取PingCode、Worktile、Modern Requirements、禪道等常見的專業需求管理工具，建立標準化、規范化需求管理流程。

　　需求確認的首要工作是要確定項目的具體需求，應遵循用戶體驗設計原則，從用戶角度去確定需求的合理性，從技術角度去確定需求的可行性。第二項重要工作是要確定需求的優先級。對需求優先級進行排序時，可采取四象限法則，按照重要性和緊急程度兩個維度對需求進行分類排序。在此基礎上，制定具體的需求計劃規劃，注意預留一定的擴展空間。在設計系統界面時，遵循大道至簡的原則，追求簡潔，化繁為簡，刪繁就簡。

加強項目規劃

　　“項目需求分析與規劃是項目管理的重要階段，是項目成功的基礎和保障。”馬麗明談到，項目規劃主要包括以下內容：項目目標確定、項目范圍規劃、時間計劃制定、資源分配和風險管理。

　　在構建項目實施方案時，也要加強規劃，確保有效實施。在項目實施過程中，要采取以下策略：明確實施目標與定位，根據需求分析結果，確定具體的實施目標，明確方案定位及重點任務;制定實施策略與路徑，結合實際情況，設計合理的實施策略，規劃實施路徑及關鍵節點;確立評估指標體系，構建科學、全面的評估指標體系，用于衡量實施方案的成效。

　　在項目實施過程中，要對資源配置和預算安排做出說明，主要涉及以下方面：資源需求分析，包括人員、物資、設備和資金等;制定合理的資源配置計劃，確保資源的充分利用和合理調配;依據資源配置計劃，進行預算安排，明確各項費用來源及具體用途，確保預算的合理性和可行性。

　　在進行項目管理時，也要識別風險因素，全面識別實施方案中可能存在的風險因素，包括政策風險、市場風險、技術風險等。同時，針對重要風險因素，制定具體的應對措施和應急預案，降低風險對實施方案的影響，建立風險監控和報告機制，及時發現和解決潛在風險，確保實施方案的穩健推進。

　　“依法辦事是前提，合同是最合法的約束。”馬麗明提醒道，在開展項目時，確保項目做且只做所需的全部工作，應定義和控制哪些工作應該包括在項目內，哪些不應該包含在項目內。

　　“在推進項目實施過程中，我們必須掌握談判的原則和相關技巧，熟悉合縱連橫、遠交近攻、借力打力的方法，保障信息系統順利實施，實現臨床和信息部門的‘雙贏’。”馬麗明如是說。