HIS項目十分龐雜，需要協調的部門、公司很多，水平再高的項目經理也很難面面俱到，事事清晰。采用項目周報的方法，可以很好地管理項目。周報是項目整體計劃按每周的工作任務來制定，主要分成兩個部分，上周工作匯報與本周工作計劃。

　　我院在HIS項目啟動之后，即開始做項目周報，兩年工期總計做了100余份項目周報，對HIS項目的實施起到了很好的管控效果。周報的計算是從每周一至周日，HIS項目初期和上線后較長一段時間，HIS公司和信息科基本沒有周末，每天經常加班到晚上10點鐘。每周一上午11點，是固定項目匯報的例會，主管信息副院長會參加，主要的依據就是項目周報，周報有一欄需求統計，主要匯總HIS各子系統和接口的需求數量，累計完成并測試通過的數量，已完成待測試的需求數量。上周工作匯報，分成每個細項工作任務包，主要對應上上周的計劃，記錄完成情況。未完成的要說明原因及已完成的百分比，若原因合理，則納入下周計劃繼續執行，若不合理，則需要重新對這個工作任務包進行分配。如下圖所示。

　　本周工作計劃，既是上周工作的延續，也是新任務的分配，只取一周可以完成的工作量，有些工作內容若需要超出一周完成的，則我們會將任務包再細分，以保證可以量化成一周的工作量或者標注為幾周的工作計算百分比。每個工作包會具體分配到負責人，信息科和HIS公司的工程師各一人。我改變了常規由HIS公司匯報的做法，由信息科負責該項工作的員工進行匯報，這樣做的好處很明顯，既增強了信息科員工參與本項目的責任，也讓他們在項目中得到鍛煉。現在很多醫院信息科的員工，都把自己做成甲方大爺，什么事都指派給乙方去做，把自己當成監工，這樣既學不到東西，也養成了頤指氣使的壞毛病，公司撤場后還兩眼摸黑不能接手。

　　在每周項目匯報時，我不拿公司的工程師是問，做得不好都是信息科員工自己的問題，與他們每月的績效工資直接掛勾，這也是我前面章節所講的，信息科的員工要把自己當成乙方，把乙方當成甲方來幫助為你完成工作任務，把臨床科室使用人員當成甲方，來主動進行溝通協調。角色互換會讓HIS項目推動更加順暢。

　　HIS項目整體實施計劃，會分成月度計劃，項目周報就是對月度計劃進行再分工按周匯報，原則上我不會太苛求每周完成度，某項工作初期進度較慢可以理解，但一定要在后面趕上，保證在月底完成，這樣才不會被扣掉績效系數，下一章會專門講績效核算方法，在此不再贅述。

　　每周一下午，我與HIS公司的項目經理都會核對項目周報的內容，一式兩份，然后簽字確認存檔。

　　項目周報一般記錄的是每項工作任務的完成情況，但有些問題比較復雜，也需要專項記錄，以便于跟蹤處理。所以在HIS項目實施過程中，還要有一份問題清單或臺賬。

　　問題清單，需要詳細描述問題的原由、問題提出人或匯報干系人、存在的難點、解決的途徑和方法，擬達到的目的、可利用的資源、及由誰來負責跟進。清單上的問題一般是院內行政管理和重大業務流程變更方面，外部如醫保局或其他接口公司的協調居多。信息科工程師的個人能力已不能解決，需要信息科主任或副主任出面才能解決的，有些還要上升到主管副院長和院長辦公會或院黨委會才能解決的事項。有些問題是技術層面的，每家HIS公司總有一些地方設計不合理，但又影響到底層架構的改變才能實現。也有一些問題是臨床反映較為強烈的需求，需要單列出來跟蹤處理，也有一些是問題不太重要但是由重要人物提出來的，需要單列出來跟蹤處理，并且要及時向重要人物匯報進度。

　　信息科主任和HIS公司項目經理，都要學會利用項目周報和問題清單，這兩個工具。項目周報可以讓HIS項目牢牢掌握在手中，任何領導來過問項目情況，你都十分清晰，這樣才能讓領導對你的管理能力認同，增強信任感，獲得更大的項目自主權。問題清單可以讓你抓住主要矛盾和關鍵人物關心的關鍵問題，從而體現自己的專業能力，樹立自己的專家權威，更有利于決斷HIS項目實施過程中復雜的利益沖突。

　　未完待續

　　作者簡介

　　郭揚帆，軟件工程碩士，高級工程師，南方醫科大學順德醫院信息科主任。廣東省首席信息官協會醫療分會副會長，廣東省衛生經濟學會信息分會副會長，廣東省醫療信息安全專業委員會副主委，順德醫學會醫學信息學分會主委等。主編著作二部《醫療衛生信息化項目管理實務》、《醫院網絡安全建設指引》，擔任多部著作編委。1997年從事醫院信息化工作，先后經歷過多次甲方、乙方角色換位，積累了豐富的項目管理經驗。